Helsingin RIA:n opintomatkajärjestelyissä noudatetaan seuraavia sääntöjä

1. Matkalle osallistuminen

Helsingin RIA:n opintomatkoille voi osallistua:
- Helsingin RIA:n jäsenet
- Matkan tukijat eli ns.sponsorit

HeRIA:n hallitus voi päättää, että matkalle voivat lisäksi osallistua:
- jäsenen avio- tai avopuoliso, seurustelukumppani
- jäsenen muut perheenjäsenet, jos matkaohjelma on esim. lapsille sopiva

2. Matkan maksaminen

Matka maksetaan yleensä kahdessa erässä.

Varausmaksu:
- HeRIA laskuttaa matkalle ilmoittautuneilta varausmaksun, joka on maksettava viimeistään eräpäivänä.

Loppumaksu:
- Kun matkan toteutuminen on varmistunut, lähetetään loppulasku, joka on maksettava viimeistään eräpäivänä.

3. Osallistumisen peruuttaminen

Jos matkalle ilmoittautunut peruuttaa matkansa, noudatetaan matkatoimiston ko. matkalle soveltamia peruutusehtoja.

Helsingin RIA:n itse järjestämä matka:
Jos matka peruutetaan loppulaskun laskutuksen jälkeen, järjestäjä pidättää itsellään varausmaksun. Jos peruutuksia tulee niin paljon, ettei matka ole enää taloudellisesti mahdollinen, Helsingin RIA saa peruuttaa koko matkan, jolloin maksut palautetaan järjestelykuluilla vähennettynä. Periaatteena on, että peruuttaja maksaa peruutuksesta aiheutuneet kustannukset.

Peruutusehdot tiedotetaan matkan varaajille matkan tiedotteessa ja laskutuksen yhteydessä.

4. Matkan peruuntuminen

HeRIA:n hallitus voi peruuttaa koko matkan painavien syiden takia. Tällöin Helsingin RIA ei vastaa varanneille mahdollisesti aiheutuvista välittömistä tai välillisistä kustannuksista.

5. Matkavakuutus

HeRIA ei vakuuta matkalaisia eikä matkatavaroita.

Matkalle lähtijän on itse tarkistettava RIA- liiton jäsenmaksuun kuuluvan matkavakuutuksen kattavuus.

6. Muuta

Sääntöihin voi tehdä poikkeuksia ja muutoksia Helsingin RIA:n hallitus.