Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
HeRIA ry
PL 357
00121 Helsinki
Y-tunnus: 0818291-0 
Yhteyshenkilö: Henna Pajunen 

2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenten sekä työntekijöiden henkilötietoja. 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Helsingin Rakennusinsinöörit ja –arkkitehdit RIA ry (myöhemmin HeRIA ry) ylläpitää jäsenrekisteriä. HeRIA ry:n ylläpitämän jäsenten henkilörekisterin (jäsentietojärjestelmän) tarkoituksena on myös välittää jäsenetuja ja –palveluja ko. järjestöjen henkilöjäsenille sekä huolehtia jäsenmaksujen perinnästä henkilöjäseniltä ja tukea koulutuksellista, ammatillista ja työmarkkinallista edunvalvontaa. Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.
Rekisteröityjen ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on HeRIA:n toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus. Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. 

4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään HeRIA ry:n jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:         

• etu- ja sukunimi
• osoitetiedot
• sähköpostiosoitteet
• puhelinnumerot
• jäsennumero
• syntymäaika
• henkilötunnus
• kassanjäsenyys
• jäsenjärjestöjäsenyys
• luottamustoimet
• koulutustausta
• työpaikkatiedot, tehtävänimike, toimiasema, työhistoria
• jäsenmaksulaskut ja niiden suoritustiedot sisältäen hakemukset jäsenmaksun alentamiseksi, huomionosoitukset ja arvonimet
• lehtitilaukset ja jäsenkortti

Jäsenyydestä eronneista tai erotetuista ym. tiedot säilytetään, mutta niitä ei ylläpidetä eikä luovuteta edelleen.

Luottamusmiehistä, luottamusvaltuutetuista, hallituksen jäsenistä, yhteyshenkilöistä ja muista edunvalvontaan osallistuvista talletetaan:

• nimi ja henkilötunnus
• osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot
• työnantaja, toimipaikka, tehtävänimike, toimiasema, työhistoria, noudatettava työehtosopimus - järjestö- ja luottamustehtävät, huomionosoitukset, arvonimet  

5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi, esimerkiksi vakuutuspalvelut ja erilaiset tutkimukset.

7. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin jäsen on RIA:n jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä RIA:n oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai RIA:n sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Tällainen peruste on esimerkiksi työttömyyskassan jäsenyys, minkä osalta henkilötiedot säilytetään, kunnes henkilö täyttää 68 vuotta. 

9. Profilointi
HeRIA ry voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa jäsenen profilointia. Profiloinnin seurauksena jäsen saa hänelle paremmin kohdennettua viestintää ja palveluja. 

10. Rekisteröidyn oikeudet
Jäsenellä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa RIA:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat HeRIA ry:n käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on HeRIA ry:n oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa. HeRIA ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan jäsenen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. 

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella jäsenellä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa jäsenen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

12. Yhteydenotot
Jäsenen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse HeRIA:n yhteyshenkilölle Henna Pajuselle osoitteeseen tiedotus(at)heria.fi 

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 31.1.2023.